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提高工作效率你需要用好这2张表

官网| 2019-02-06 阅读 10

运营岗事情多且繁杂,有效地时间管理能帮你极大地提高工作效率。

十份工作九份忙。按时下班不存在的,尤其在加班凶猛的互联网行业,尤其是事多且杂的运营岗。

忙到没生活就算了,工作产出不高,个人成就感弱,职场热情消退,才是真正的难题。

如果你也正面临类似的问题,那这篇文章就是写给你的啦~

以上问题的实质,可以概括为“不会有效管理自己or别人的工作时间”。

下面,我们将用【个人工作清单】和【团队项目管理表】2张表来破解工作时间管理难题,分别对应上面说到的自己以及别人的时间管理问题。

工作清单:利用碎片化时间完成积木式累积

先来说下【个人工作清单】的好处,因为只有你发自内心的认可了它对自己的意义,才可能真正的使用起来。

在此之前,你可能笼统的知道“列清单”有助于提升工作效率,但可能不知道一份优秀的【个人工作清单】还有以下好处:

通过对工作的目标化、数字化、简单化,提升工作效率的同时,也就是在提高你的时薪。 理得清楚自己的工作量以及各项事务的轻重缓急,不仅能够增强自己的节奏感,同时也有了充足的理由拒绝不合理、不必要、硬塞进来的各种需求。 清楚明确的工作任务安排,每次完成打√,即时反馈会增强你在工作当中的成就感。通过一周、一月、半年甚至一年的【工作清单】,你可以清楚看到自己的短板与长处,有为明确的成长路径可循。

总的来说,这份把时间和事情切割、并一一对应的【工作清单】,可以让你在被各种事情打断的8小时内,利用碎片化时间完成积木式累积。

何出此言?

没有工作清单,没有轻重缓急,拿来就干,可能也可以干完,但没有主心骨就很容易陷入盲目劳碌,你的工作就像是一盘不成型的散沙。

而在实际干活之前,思考清楚之后,以【工作清单】的形式将每日要做的事情固化、量化、系统化,你每一小段的工作时间不再是毫无用处的碎片,而是对形塑你个人及工作的积木,是组织里一个有用的小模块。

掌握这6点,轻松get优秀清单使用法

有些人不是不知道工作清单的重要性,也不是不去做,而是不会做!也就是清单不合格,无法有效管理自己的时间。

那么,个人工作清单到底该怎么用?

在个人经验的基础上,我给大家整理了以下 6 个要点。

1. 把 today to do list 按照 ①轻重缓急、②本末先后两个原则梳理清楚,然后写出来。

这里的“写”主要是为了可视化,用APP或者相关软件都ok的。可视化会让你的进度以及成果反馈都能够一清二楚,有助于成就感的获得。

这一点好比给自己的工作安排了大大小小的游戏关卡,每通一关就有get√的提示。

(轻重缓急可以用“四象限”方法)

2. 时间安排最好明确出时间点以及完成这件事的时长,比如日会就规定在每天天的2点半开,并且只开半个小时。这样可以养成习惯,减少大脑每天识别任务的成本。

3. 时间节奏上最好是遵循先紧后慢的原则。也就是说,尽量不要拖延,甚至可以稍稍提前完成,这样会有惊喜感并且成就感会被放大。通过对时间节奏的把控,可以产生一种“哇,我比规定时间还早完成任务”的成就感。久了,成就感还会增强自信。

4. 增加机动时间,以应对同事打断、老板打断等各种突发状况。就算是合理安排时间,也需要允许一部分时间空白(浪费)。工作当中的理想环境,不存在的。

5. 专一做事才是效率最高的工作方法。大家每天的任务很多,总想同时多线程工作以提高效率。但事实上,大多数人的脑子不能一心二用(一边吃饭一边看剧这种不算),一边做着A事,一边又想着B事,反而两边都不落好。在一段时间专心做某件事容易进入自己的“心流”状态(完全沉浸在某件工作中的状态),而正是这种对进入心流的把控能力,将天才和精英区分开来。

6. 及时复盘自己的【工作清单】,进行相应调整。刚开始制定清单的时候,我们都是建立在过往经验上对自己时间的模糊预测,进行了一段时间的实践验证之后,得到了一些数据。

通过这些数据,我们可以两相对比看是否达到预期目标,也就是自己的工作清单是否有效,哪里可以好?猜想-验证-数据-调优,其实也是【增长】的逻辑。只是这里需要增长的指标,是我们的工作效率。

好的项目管理表,让你告别猪队友

先问一句,你没有遇到过猪队友?

再问一句,你有没有遇到过那种总是在快下班才给你东西,让你不得不加班的猪队友?

最后问一句,你“眼里的猪队友”真的是能力不够吗?(一个团队中,牛人和菜鸟也是二八分布,如果你认为周围都是猪队友,那么可能应该先反思自己的能力)。

大概率下,其实不是。

那么,问题出在哪里呢?

沟通。

有研究表明,工作当中80%的问题与矛盾都源自于沟通不到位。

比如最常见的白忙活一场就很可能是因为与老板/同事的沟通不到位,需求本身不对,解决方案再完美也是无用功。

而将【个人工作清单】延展至多人使用的【团队项目管理表】,可以在最大程度避免“沟通问题”的出现。因为必须同步到每个人的【团队项目管理表】,就是负责把关系到团队及个人的事情以文件形式明确下来。

【团队项目管理表】的背后有一点很重要,就是共识。

这个共识,不仅包括KPI、负责事项以及事项范围等,还默认了每个人在时间上的共识。团队的时间共识体现在“截止日期”“时间进度”等这些地方,而这些明确下来的“时间共识”,就是帮助我们管理别人时间的重要武器。

比如前面说到的那种“快下班才给你东西而让你不得不加班的猪队友”,那么作为管理者/参与者,你都有权利去沟通一个让你舒服的deadline,并且明确在【团队项目管理表】中。这个表到底叫什么,以何种形式出现,无所谓。重点是,有据可查。越正式、越规范,就越有约束力。

有了【团队项目管理表】这个管理别人时间的武器,在遇到类似问题的时候,你就不再是个用自己情绪去攻击和约束对方的菜鸟了。

当然,【团队项目管理表】的好处不止排除猪队友这一点——加理解其他同事在工作中的难处,能从整体的视角来看待自己手头的业务,增强自己的项目管理意识,都是非常棒的点。

优秀的团队项目管理表,至少需要注意这4点

除了在【个人工作清单】中提到的Tips以外,【团队项目管理表】至少还应该注意这些要点:

提前沟通。项目管理表体现的应该是大家沟通过后,确认好的团队共识,而不是少部分人的“一言堂”。没有共识,就不具备被大家(诚心)接受并且执行(好)的可能性。 细化任务。人多事杂,项目管理表就应当越清晰。会议上的口头约定/任务/细节最好都能够明确下来,以免遗漏或是搞错。这里主要是为了让每个人都低成本的理解“团队共识”。 责任到人。这里主要明确责任边界,以免出现甩锅、恶人先告状等情况。就算要吐槽对方是猪队友,也要搞清楚对方到底需不需要承担这个责任。 及时调整。在【个人工作清单】中,我们是提前预估自己;但对于【项目管理表】来说,我们还预估了别人以及多人。后者的不确定性以及风险性大,调整是必然的。有这个心理准备就好了。

最后,分享给大家2句话:没有计划不上班,没有总结不下班。

以上就是全部内容啦,希望对你有帮助。

 

本文由@南有板栗 原创发布于人人都是产品经理。未经许可,禁止转载

题图来自Unsplash,基于CC0协议

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